文档

提交给策展的考古材料必须附有报告期间产生的所有文件. 如果集合由生成已发布报告的项目生成, 该报告的副本必须随收集一起提交，或在可用时提交. 如果没有最终报告，则必须随作品集一起提交项目描述. 该描述应包括涉及的人员和机构/公司的列表, 实地和实验室工作的日期, 一份地图及详细描述工程区域及地盘位置, 项目目的, 使用的方法和项目结果.

当收集是工作的结果，使许可成为可能, 格兰特, 或合同, 该文件的副本必须包括在托收记录中.

书面材料，如现场笔记，实验室记录，通信，目录等. 必须清晰易读，标签清晰，组织有序. 一般来说，文档应该按主题分组. 每个文档文件夹或归档盒必须标有站点编号, 项目名称, 项目日期/年份及其内容说明. 建议使用无酸纸.

除上述标注的标签要求外, 计算机打印输出的文件应注明所使用的应用程序的名称. 如果需要理解打印输出，则必须包括所使用的任何代码的密钥.

地图, 型材和图纸必须清楚地标明厂址编号, 项目名称, 主题(包括出处), 如果适当的), 制图师或插画师的日期和姓名. 此外，所有必要的键，方向箭头，音阶等. 必须在场才能正确解读图纸. 如果这些信息不是图纸的一部分，可以用铅笔将其添加到图纸的正面. 地图和剖面图应采用表格制图，以促进其使用寿命.

照相材料

摄影媒体应作为辅助文件的一部分提交给策展人. 所有幻灯片, 底片和印刷品应放置在档案质量的袖子适合长期储存. 材料如无酸纸，聚酯(i.e. 聚酯薄膜、三醋酸酯、聚丙烯和聚乙烯都是可接受的材料. 不要用玻璃纸信封, 乙烯基, 或其他含有聚氯乙烯的塑化板材, nonacid-free论文, 牛皮纸信封, 橡皮筋, 纸夹, 或者压敏胶带.

每个存储套或信封都应标有史密森尼网站编号, 日期, 项目名称, 或其他适当的信息. 接触表必须随附每组负片，并应标记与相应的负片持有人相同的信息. 幻灯片底座应在底部标有站点编号(和适当的目录编号)。. 所有摄影材料必须附有按胶卷和相框排列的摄影记录, 识别摄影师和照片中的任何人, 主题及其出处, 每一帧或幻灯片的相机方向和日期. 所有的资料都必须有自索引，这样从馆藏中分离出来的任何一个单独的项目都可以很容易地识别和恢复到它应有的位置.

提高摄影记录的寿命, 应优先使用黑白胶片，而不应使用彩色幻灯片或负片. 应使用定制处理，以尽量减少化学变质的图像. 快速胶片处理服务使用的化学品和程序会缩短照相材料的潜在寿命.

自动数据

如上述材料目录所述, 所有接受策展的材料必须附有收藏目录的硬拷贝. 所有提交到计算机磁盘上的自动数据(无论是目录还是其他数据集合), 软盘, 或磁带必须附有计算机媒体上包含的所有信息的完整打印输出. 除了, 每个磁盘, 软盘, 或磁带必须提交适当的元数据，其中至少包括以下内容:项目名称和日期, 相关研究人员, 史密森尼网站编号, 数据输入的时间段以及查看数据所需的所有软件和硬件.